Tips & Checklists - Hoe voorkom ik dat e-mail niet ontvangen wordt?

08-09-2015 11:08:21

E-mail is anno 2015 niet meer weg te denken als communicatiemiddel. Nederlanders ontvangen gemiddeld zo’n honderd e-mails per week, van privé tot zakelijk. De populariteit van e-mail is mede te danken aan de solide verzending en ontvangst. Een offline brief wordt immers blootgesteld aan meer risico’s. Toch verloopt het versturen en ontvangen van e-mails niet altijd vlekkeloos. Wanneer e-mail niet verzonden of ontvangen lijkt te worden, schakelt de gemiddelde e-mailer direct zijn ISP in. Uit ervaring weet ik dat het probleem dikwijls niet bij de ISP ligt, maar bij de eindgebruiker. Daarom wil ik een aantal veel voorkomende scenario’s doornemen.

Begin bij de bron
Verwacht u een e-mailbericht, maar heeft u hem niet ontvangen? Veel mensen lopen weleens tegen deze situatie aan en vragen zich direct af of zij niet veel meer e-mail zijn misgelopen. De meest voorkomende oorzaak dat e-mail niet wordt ontvangen, is dat de e-mail niet is verzonden. Probeer dus altijd eerst na te gaan of de verstuurde e-mail wel door de verzendende e-mailserver is uitgestuurd. Dit is gemakkelijk na te gaan via de IT-afdeling of uw automatiseerder. Wanneer u zit te wachten op een e-mail en er zijn minuten verstreken, wil dat niet altijd zeggen dat de e-mail niet onderweg is. E-mail is geen ‘instant messaging’ medium, wat wil zeggen dat er tussen verzending en ontvangst een vertraging kan ontstaan. Dit kan zo maar tien minuten duren. Het komt niet vaak voor, maar soms moet u gewoon even geduld hebben.

De waarde van mailer daemon
Wanneer u een e-mail verstuurt, wordt deze verzonden naar de ontvangende mailserver. Aangekomen bij deze poort, kan het zijn dat de e-mail niet wordt doorgelaten. U krijgt dan een ‘mailer daemon’ bericht teruggestuurd. Het zijn de bekende berichten die u aangeven dat de e-mail niet verzonden kon worden. Mensen zijn geneigd deze berichten niet te lezen en weg te gooien, veelal omdat de inhoud op het eerste gezicht moeilijk te doorgronden lijkt. Toch adviseer ik u om uw aandacht op deze berichten te vestigen, er staat namelijk waardevolle informatie in. Er zijn veel verschillende berichten, ik neem de drie die het meest voorkomen met u door.

Om te beginnen worden e-mailadressen vaak niet goed gespeld. En één verkeerd karakter kan al de oorzaak zijn van het probleem. Check het adres altijd nauwkeurig en let ook op dat u het juiste top-level domein heeft ingevoerd. Het kan zijn dat u een .com adres heeft ingevoerd, terwijl dit eigenlijk een .nl adres is. Een andere veel voorkomende oorzaak ligt aan de kant van de ontvanger. Wanneer de ontvangende mailserver zijn limiet heeft bereikt, zoals een volle harde schijf, kan deze geen e-mail meer binnenhalen. Ook dan wordt er automatisch een ‘mailer daemon’ berichtje teruggestuurd. Onthoud dat de ontvanger geen weet heeft van uw verzendpoging. De derde oorzaak is dat de ontvangende mailserver de e-mail detecteert als spam. Dit is het laatste wat u wilt en daarom een paar tips om dit te voorkomen.

Zorg dat uw e-mail geen spam is
Door haast heeft u vast wel eens het invullen van het e-mailonderwerp overgeslagen. Dit lijkt onschuldig, maar vergroot wel de kans dat de e-mail als spam gemarkeerd wordt. Geef dus altijd een onderwerp aan het bericht mee. Ook kan het voorkomen dat u even snel een document wilt e-mailen en een begeleidend schrijven niet nodig acht. Lege berichten hebben eveneens een verhoogde kans om als spam gezien te worden. Tot slot is het zo dat met welk programma of dienst u ook e-mail verzendt, allemaal hebben ze uitgebreide opmaakmogelijkheden. Let hierbij op dat uw opmaak, vaak in HTML, in verhouding staat met de tekst van uw bericht. Een e-mail waarbij het overgrote deel bestaat uit HTML-opmaak, loopt eveneens het risico om als spam gefilterd te worden.

In een volgend artikel ga ik dieper in op het lezen van Internet Mail Headers en zet ik nog een aantal Mailer Daemon berichten op een rij. Hoe kunt u zien waar een e-mail lang heeft vast gestaan? Op donderdag 1 oktober a.s. organiseren wij overigens ook een seminar over de basisbegrippen van e-mail, domeinen en DNS.

Justin Rondeboom


Deel deze pagina op